Votre nouvelle recrue commence lundi à 8 heures. Si l’Urssaf n’a pas reçu sa déclaration préalable à l’embauche avant cette heure-là, vous êtes déjà en faute, même avec un contrat signé et un salarié parfaitement en règle.
La DPAE est la toute première formalité d’une embauche. Elle prend quelques minutes en ligne. Et l’oublier peut coûter très cher, jusqu’à une qualification de travail dissimulé.
Cette page s’adresse surtout aux employeurs, petites entreprises et associations qui recrutent peu souvent. Les salariés y trouveront aussi de quoi vérifier que tout a été fait.
À quoi sert la DPAE
Prévue par l’article L. 1221-10 du Code du travail, la DPAE informe les organismes sociaux qu’un salarié va commencer à travailler chez vous. C’est l’outil principal de lutte contre le travail non déclaré : en cas de contrôle, l’inspecteur vérifie d’abord que chaque personne présente a bien été déclarée.
Une seule déclaration enclenche plusieurs démarches à la fois : immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il ne l’est pas encore, affiliation à l’assurance chômage, adhésion à un service de prévention et de santé au travail, demande de visite d’information et de prévention.
Elle remplace depuis 2011 l’ancienne déclaration unique d’embauche (DUE). Le principe est resté le même, seul le nom et quelques détails techniques ont changé.
Qui doit la faire et pour qui
Tout employeur de droit privé qui embauche un salarié doit établir une DPAE, quelle que soit la forme du contrat : CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier (voir les règles en matière de contrat saisonnier), temps partiel. Même une embauche de quelques heures est concernée.
Il existe deux exceptions courantes. Le particulier employeur qui passe par le Cesu ou par Pajemploi en est dispensé, car ces dispositifs valent déclaration. Et les employeurs agricoles déclarent auprès de la MSA plutôt que de l’Urssaf.
Quand l’envoyer
| Repère | Règle |
|---|---|
| Au plus tôt | 8 jours avant la date prévisible d’embauche |
| Au plus tard | Avant la prise de poste effective, à l’heure près |
| Embauche annulée | La DPAE peut être annulée en ligne |
La règle se joue à l’heure, pas au jour. Un salarié qui arrive à 7 heures doit être déclaré avant 7 heures.
Mon conseil : envoyez la DPAE dès que la date d’arrivée est confirmée, idéalement le jour où le candidat accepte votre promesse d’embauche. Vous éviterez le rush du dernier moment.
Comment la remplir
La déclaration se fait en ligne, sur le site de l’Urssaf ou sur net-entreprises.fr. Prévoyez les informations suivantes.
- Pour l’entreprise : raison sociale, numéro Siret, code APE, adresse, service de santé au travail.
- Pour le salarié : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale s’il le connaît.
- Pour l’embauche : date et heure prévisibles d’arrivée, nature du contrat, date de fin pour un CDD, durée de la période d’essai.
Le numéro de sécurité sociale manque ? Ne bloquez pas la déclaration pour autant. Elle peut être envoyée sans, l’immatriculation suivra.
Une fois la DPAE envoyée, vous recevez un accusé de réception. Remettez au salarié une copie de la déclaration ou de cet accusé. Vous pouvez aussi vous contenter d’indiquer dans le contrat de travail que la DPAE a été faite et auprès de quel organisme.
Ce que vous risquez en cas d’oubli
Les sanctions sont lourdes, et elles se cumulent.
- Une pénalité administrative fixée par salarié non déclaré, calculée à partir du minimum garanti.
- Le risque d’une qualification de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Pour une personne physique, la loi prévoit jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.
- Des peines complémentaires possibles, comme l’exclusion des marchés publics, et la remise en cause de certaines réductions de cotisations.
- Pour le salarié dont le contrat est rompu, une indemnité forfaitaire égale à six mois de salaire peut être due en cas de travail dissimulé.
Le travail dissimulé suppose en principe une intention. Un retard de quelques heures dû à un bug n’est pas traité comme une fraude organisée. Mais lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’Urssaf, c’est à vous de prouver votre bonne foi. Gardez donc chaque accusé de réception.
Cas pratique : un remplacement à organiser en urgence
Dimanche, 21 heures. Votre serveuse s’est blessée et ne viendra pas demain. Vous appelez un ancien extra, qui accepte de prendre le service de lundi midi.
Avant même de rédiger le contrat, envoyez la DPAE. La démarche se fait en ligne, sans attendre l’ouverture d’un bureau, et elle prend quelques minutes si vous avez sous la main l’identité de la personne. Indiquez l’heure réelle d’arrivée, 10 h 30 par exemple, et non une heure approximative.
Lundi matin, vous remettez au salarié la copie de l’accusé de réception et vous signez le CDD avec lui. S’il revient travailler pour vous le mois suivant sur un nouveau contrat, posez-vous à nouveau la question de la déclaration.
Le scénario à éviter ? Laisser l’extra commencer « pour dépanner » et régulariser le soir. Si un contrôle tombe ce midi-là, vous aurez dans votre salle un salarié présent et non déclaré. Difficile ensuite de plaider la simple étourderie.
Les erreurs les plus courantes
- Déclarer trop tôt. La déclaration ne peut pas partir plus de 8 jours avant l’embauche prévue. Attendez d’entrer dans cette fenêtre.
- Laisser une date ou une heure fausse. Si l’arrivée du salarié change, vérifiez que la DPAE correspond toujours à la réalité. Une déclaration décalée affaiblit votre position en cas de contrôle.
- Confondre intérim et embauche directe. Pour un intérimaire, c’est l’entreprise de travail temporaire, son employeur, qui fait la déclaration. Pour un salarié que vous recrutez vous-même, c’est à vous de la faire.
- Égarer l’accusé de réception. C’est votre seule preuve que la déclaration est partie à temps. Classez-le aussitôt dans le dossier du salarié.
- Oublier d’annuler. Si le candidat se désiste, annulez la DPAE. Une déclaration laissée active pour une personne jamais embauchée crée des incohérences avec les organismes sociaux.
Vous recrutez souvent ? Demandez à votre expert-comptable ou à l’éditeur de votre logiciel de paie si la DPAE peut partir directement depuis l’outil. Cela évite de ressaisir les mêmes informations à chaque embauche, et donc les fautes de frappe.
Et si vous découvrez après coup qu’une déclaration a été oubliée ? Faites-la immédiatement, sans attendre un contrôle. Elle restera tardive, mais montrer que vous avez corrigé l’erreur de vous-même pèse toujours mieux que de la laisser dormir.
Questions fréquentes sur la DPAE
Combien de temps avant l’embauche faut-il envoyer la DPAE ?
Au plus tôt 8 jours avant la date prévisible d’embauche et au plus tard avant que le salarié commence à travailler. L’heure d’arrivée compte, pas seulement le jour.
La DPAE est-elle obligatoire pour un CDD très court ?
Oui. Toute embauche d’un salarié par un employeur privé doit être déclarée, quelle que soit la durée du contrat. Seuls certains dispositifs comme le Cesu ou Pajemploi pour les particuliers employeurs en dispensent.
Peut-on annuler une DPAE ?
Oui, si l’embauche n’a finalement pas lieu. L’annulation se fait en ligne, sur le même service que celui utilisé pour la déclaration.
Comment un salarié peut-il vérifier que sa DPAE a été faite ?
Il peut demander à son employeur la copie de la déclaration ou de l’accusé de réception. Le contrat de travail peut aussi mentionner que la DPAE a été effectuée et auprès de quel organisme.
