Vous recrutez votre premier salarié lundi prochain et un ami chef d’entreprise vous parle de « faire la DUE ». Vous cherchez le formulaire et tombez sur un autre sigle, la DPAE. Normal : la DUE n’existe plus sous ce nom depuis 2011.
Le principe, lui, n’a pas bougé d’un pouce. Aucun salarié ne doit commencer à travailler sans avoir été déclaré au préalable.
Cet article retrace ce qu’était la déclaration unique d’embauche, ce qui l’a remplacée et ce que cela change pour vous, employeur ou salarié.
Ce qu’était la déclaration unique d’embauche
La DUE regroupait en un seul document plusieurs formalités qu’un employeur devait auparavant accomplir séparément auprès de différents organismes. D’où son nom. On l’adressait à l’Urssaf, ou à la MSA pour les employeurs agricoles.
Avec une seule déclaration, l’organisme se chargeait ensuite de prévenir les autres : immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, affiliation à l’assurance chômage, demande d’examen médical d’embauche auprès de la médecine du travail.
Le sigle est resté dans le langage courant. Beaucoup de dirigeants, de comptables et de salariés parlent encore de « DUE » pour désigner la déclaration actuelle.
Petite parenthèse : sur certains sites, « due » renvoie aussi aux sommes dues entre entreprises, comme une facture impayée. Rien à voir avec le sujet ici, qui relève du droit du travail.
2011 : la DUE devient la DPAE
Depuis le 1er août 2011, la déclaration unique d’embauche a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche, la DPAE. Le changement tient surtout à la forme et au contenu simplifié du formulaire. L’obligation de déclarer avant l’embauche reste identique, et elle figure dans le Code du travail.
La procédure complète, formulaire par formulaire, est détaillée dans notre fiche sur la DPAE. On se concentre ici sur l’historique et sur ce qu’il faut retenir en pratique.
| DUE (avant août 2011) | DPAE (depuis août 2011) | |
|---|---|---|
| Destinataire | Urssaf ou MSA | Urssaf ou MSA |
| Moment | Avant l’embauche | Avant l’embauche, au plus tôt 8 jours avant |
| Mode d’envoi | Papier, fax ou internet | En ligne, principalement |
| Sanction en cas d’oubli | Travail dissimulé | Travail dissimulé et pénalité administrative |
Comment faire la déclaration aujourd’hui
La DPAE se fait en ligne, sur le site de l’Urssaf ou sur net-entreprises.fr. Elle est obligatoire pour toute embauche de salarié, quel que soit le contrat : CDI, CDD, contrat saisonnier, apprentissage, même pour quelques heures.
Vous aurez besoin de :
- l’identification de votre entreprise (Siret, code APE, adresse)
- l’identité du salarié et son numéro de sécurité sociale s’il en a un
- la date et l’heure prévues d’embauche
- la nature et la durée du contrat
Un accusé de réception est délivré. Gardez-le. C’est votre preuve en cas de contrôle.
Vous êtes un particulier qui emploie une aide à domicile ou une assistante maternelle ? Dans ce cas, la déclaration passe par le Cesu ou par Pajemploi, qui tiennent lieu de DPAE. Vous n’avez pas de démarche séparée à faire.
Mon conseil : faites la déclaration dès que la date d’arrivée est fixée, sans attendre la veille. Un bug informatique le jour J ne vous excusera pas.
Un point de vigilance sur la promesse d’embauche
Signer une promesse ne vous oblige pas encore à déclarer. Mais la date de prise de poste qu’elle mentionne fixe le moment où la DPAE devra être faite. Les règles de la promesse d’embauche méritent donc d’être relues avant tout recrutement.
Ce que la déclaration déclenche
La DPAE ne sert pas qu’à prévenir l’administration. Elle permet aussi :
- l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il n’en a jamais eu
- l’affiliation de l’employeur à l’assurance chômage lors d’une première embauche
- l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail
- la demande de visite d’information et de prévention, qui a remplacé l’ancienne visite médicale d’embauche dans la plupart des cas
Elle ne remplace pas la déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle, qui transmet chaque mois les salaires et les cotisations patronales. Les deux coexistent.
Oublier la déclaration : les risques
Franchement, c’est l’oubli qui coûte le plus cher en droit du travail.
Employer quelqu’un sans DPAE caractérise le travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Le délit est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende pour une personne physique. S’y ajoutent une pénalité administrative pour défaut de déclaration, le rappel des cotisations éludées et la possible annulation de réductions de charges.
Le salarié, de son côté, a droit en cas de rupture à une indemnité forfaitaire de six mois de salaire lorsque le travail dissimulé est établi. Les agents de l’inspection du travail et de l’Urssaf contrôlent ce point en priorité lors d’une visite.
Et si vous êtes salarié et pensez ne pas avoir été déclaré, demandez d’abord le justificatif à votre employeur. Sans réponse, l’Urssaf peut vous dire si une déclaration existe à votre nom.
Questions fréquentes sur la DUE et la DPAE
La DUE existe-t-elle encore ?
Non. Depuis le 1er août 2011, la déclaration unique d’embauche a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Le principe reste le même : déclarer le salarié avant qu’il commence à travailler.
Quand faut-il faire la DPAE ?
Avant la prise de poste effective du salarié, et au plus tôt huit jours avant. Une déclaration faite le jour même mais après le début du travail est déjà en retard.
Que risque un employeur qui ne déclare pas une embauche ?
L’absence de déclaration caractérise le travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Ce délit est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende pour une personne physique, sans compter le redressement de cotisations.
Comment un salarié peut-il vérifier qu’il a bien été déclaré ?
L’employeur doit l’informer de la déclaration, par exemple en lui remettant une copie de l’accusé de réception ou en indiquant dans le contrat de travail l’organisme destinataire. En cas de doute, le salarié peut se renseigner auprès de l’Urssaf ou de l’inspection du travail.
